Tempo atualmente é artigo de luxo, por isso quem valoriza o tempo dos outros, também acaba sendo valorizado.
Todos temos uma vida corrida e cheia de afazeres, logo não podemos brincar com a disponibilidade das pessoas, nem tão pouco com a nossa, por isso planejar nosso dia é fundamental, para não entrarmos num ciclo de “apagar incêndios” em tempo integral de nossas vidas.
Quando permitimos que a tarefas se sobreponham uma a outra, passamos a viver sob uma pressão muito maior, e o que é pior, acabamos também atropelando o tempo das pessoas que estão a nossa volta.
Ficou de lição uma vez, quando ainda era estagiária numa agência de viagens, eu era a única do atendimento na loja naquele momento e enquanto eu atendia um cliente, tocou o telefone e ao atender eu permiti que a conversa se alongasse.
O cliente que estava sentado na minha frente, pediu licença e me disse o seguinte: “eu vim até aqui, porque era o tempo que eu tinha para resolver o meu problema, mas se você não pode me dar atenção vou embora e peço para minha secretária ligar.”
Num primeiro momento me pareceu grosseria da parte dele, ter me feito essa colocação, a final eu estava sozinha na agência e não podia deixar o telefone tocando. Mas depois analisando a situação, vejo que a grosseria foi minha e ele tinha razão, o meu tempo devia ser dedicado a quem chegou primeiro.
A pessoa do outro lado da linha obviamente não sabia o que estava acontecendo lá dentro, mas cabia a mim, pedir o número do telefone e retornar à ligação depois, porque quem estava na minha frente era a prioridade.
Nesse caso, me lembro que eu quis otimizar o tempo, e com isso passei a atender os dois clientes ao mesmo tempo, em outras palavras, estava fazendo tudo e não fazendo nada direito.
Nossa mania de atropelar as coisas, prejudica nossa produtividade a medida em que desperdiçamos energia em ações desconexas, por isso muitas vezes chegamos ao final do dia muito mais cansados do que o normal, ou com aquela de sensação de que fez tanta coisa, mas não rendeu nada e no outro dia tem muito mais para finalizar.
Em meio a uma agenda lotada de tarefas não adianta se angustiar com o medo de não dar conta, mas sim estabelecer e organizar as prioridades para que o longo do dia transcorra mais facilmente.
Gerenciar o tempo é usá-lo a seu favor e com sabedoria, por isso listei algumas dicas que ajudam fazer o dia andar para frente.
# 1 Crie sistemas fáceis de usar
Organize seus e-mails em pastas, mantenha a sua mesa em ordem, processos catalogados, tem uma máxima que diz “na minha bagunça eu me acho”, mas muitas vezes não é dessa forma.
Também se um dia, por algum motivo, você precisar se ausentar, estando tudo nos devidos lugares seus colegas poderão encontrar os documentos sem demora ou sem precisar te importunar. Ter lugar certo para as coisas facilita que a comunicação flua.
# 2 Fuja do retrabalho
Leia com atenção, faça bem feito e com dedicação, revise antes de entregar, melhor perder tempo com pequenos ajustes do que fazer tudo ou grande parte outra vez.
Antes de ligar para um cliente, por exemplo, tenha o seu processo em mãos, estude o caso, isso evita ter que retornar a ligação por causa de informações que já estão pautadas e o cliente tenha dúvidas. Estar atento aos fatos, gera confiança, tenha em mente que se você ligou para falar não pode estar alienado a circunstância.
#3 Planeje sua visita
Ao fazer uma visita, planeje-se, não apenas no horário, mas levante as informações que serão necessárias para a negociação, reúna o material que irá precisar. O conjunto dessas ações transmite a mensagem de organização e bom preparo, lhe dá mais segurança, abrindo espaço para que sua performance tenha mais chance de sucesso.
Se precisar marcar com um cliente fora do horário comercial, adiante tudo o que for possível, deixe pronto, evite que o tempo já excedido se estenda noite a dentro. Nessas situações é comum que ambas as partes queiram ir para casa descansar o mais rápido possível.
# 4 Verifique a disponibilidade
Quando ligar, primeiro pergunte se a pessoa tem disponibilidade em falar com você, não engate uma primeira e saia despejando informações, que talvez não seja o momento adequado para ela tratar sobre o assunto.
Respeite o tempo que lhe for dado, pedir 10 minutos do tempo de alguém e a conversa se alongar por horas, além de causar má impressão, quando o tempo exceder, tenha certeza de que tudo que falar será apenas blábláblá, pois a atenção já foi desviada.
# 5 Avise se precisar transferir
Nunca, jamais, marque e não compareça sem avisar com antecedência. Mas lembre-se que para desmarcar você precisa ter um motivo realmente muito justo, caso contrário ele é indesculpável.
Para aqueles que conseguem respeitar o tempo das coisas, nem sempre as 24h serão poucas.
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Sou Flavia Machado Okuyama, e trabalho com Marketing de Relacionamento com o Cliente, porque acredito que as relações humanas são a peça fundamental para melhores negócios.
Gestora da Class Marketing, uma empresa que ajuda marcas a fazerem a diferença na vida das pessoas.
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